En stark slutkandidat kan övertyga i intervjun, presentera relevanta resultat och ha ett CV som stämmer väl mot kravprofilen. Ändå är det ofta först i referenstagningen som bilden av chefens faktiska ledarskap blir tillräckligt tydlig för ett välgrundat beslut. En guide till referenstagning av chefer behöver därför handla om mer än att bekräfta anställningar och titlar. Den ska hjälpa styrelse, VD och HR att pröva kandidatens förmåga att leverera resultat genom andra människor, även när förutsättningarna är svåra.
Vid chefsrekrytering är felkostnaden sällan begränsad till en ny rekryteringsprocess. Ett bristande ledarskap kan skapa tappad riktning, högre personalomsättning, försämrat arbetsmiljöklimat och fördröjda affärsbeslut. För organisationer i norra Sverige, där konkurrensen om erfarna ledare är påtaglig och kandidaturvalet ofta är smalare, är det särskilt viktigt att kombinera tempo med kvalitet och integritet.
Referenstagning av chefer ska pröva kravprofilen
En referens är inte ett allmänt omdöme om huruvida kandidaten är trevlig, driven eller lätt att samarbeta med. Den ska ge belägg för de krav som är avgörande i just den aktuella rollen. Därför börjar en träffsäker referenstagning långt före det första samtalet, i en genomarbetad kravprofil.
Om en ny verksamhetschef ska leda förändring behöver referenserna undersöka hur personen skapade förståelse, fattade beslut under motstånd och följde upp genomförandet. Om rollen innebär personalansvar i en verksamhet med höga arbetsmiljökrav behöver samtalet i stället ge konkreta exempel på hur kandidaten hanterat konflikter, prioriteringar, rehabilitering och psykologisk trygghet.
Det är skillnad på att fråga om en chef är strategisk och att fråga: ”Kan du beskriva ett tillfälle då personen behövde välja mellan kortsiktig leverans och en långsiktigt hållbar lösning? Hur agerade hen, och vad blev effekten?” Den senare frågan gör det svårare att svara i svepande positiva formuleringar och ger ett underlag som kan jämföras med kandidatens egna exempel.
Välj referenser med rätt insyn
Kandidaten bör alltid ge sitt samtycke till vilka referenser som kontaktas. Be samtidigt om referenser från olika relationer, exempelvis närmaste chef, tidigare medarbetare, kollega i ledningsgrupp eller en viktig intern samarbetspartner. Alla perspektiv behövs inte i varje process, men för en senior chefsroll är enbart en tidigare chef sällan tillräckligt.
När en kandidat själv väljer sina referenser är urvalet naturligtvis positivt vinklat. Det gör inte referenserna värdelösa, men det kräver ett mer professionellt samtal. Kontrollera relationen till kandidaten, perioden ni ska tala om, verksamhetens situation och referenspersonens möjlighet att faktiskt bedöma det område som efterfrågas.
En referens från en tidigare styrelseordförande kan ge värdefull insikt om affärsmässighet och mandat. En direkt underställd kan bättre beskriva chefens närvaro, återkoppling och förmåga att skapa ansvar. I vissa uppdrag kan en extern kund eller samarbetspartner vara relevant, men bara om rollen haft ett tydligt affärs- eller relationsansvar.
Rätt frågor vid referenstagning av chefer
En strukturerad intervjuguide skapar jämförbarhet mellan referenser och minskar risken att samtalet styrs av personkemi eller bekräftelsebias. Frågorna ska vara öppna, följas av konkreta fördjupningar och alltid knytas till uppdragets viktigaste framgångsfaktorer.
Börja med kontexten. Vilket ansvar hade kandidaten? Vilka mål, begränsningar och förändringar präglade perioden? Utan kontext är det svårt att värdera ett resultat. En chef som inte nådde budget kan ha tagit över i ett mycket ansträngt läge, medan en chef som överträffade målen kan ha haft ovanligt gynnsamma förutsättningar.
Fortsätt sedan med frågor om ledarskapsbeteende. Hur tydlig var kandidaten med riktning och förväntningar? Hur byggde personen ett fungerande team? Hur hanterades konflikter, låg prestation eller oenighet i ledningsgruppen? Be referensen beskriva vad kandidaten faktiskt gjorde, inte bara vilka egenskaper personen anses ha.
Det är även klokt att undersöka kandidaters självinsikt. Fråga vilka återkommande utvecklingsområden referensen har sett, vilken typ av situationer som kan utmana kandidaten och vilket stöd som skulle göra personen som mest framgångsrik i en ny roll. En relevant utvecklingspunkt är inte automatiskt ett hinder. Tvärtom kan den ge den rekryterande organisationen ett bättre underlag för introduktion, mandat och ledningsstöd.
Avsluta med en framåtblickande fråga: Under vilka förutsättningar skulle du vilja arbeta med kandidaten igen? Svaret blir mest användbart när det följs av ”varför?” och ”i vilken typ av uppdrag?”. En tvekan kan vara betydelsefull, men ska aldrig tolkas utan att man förstått sammanhanget.
Lyssna efter mönster, inte perfekta svar
Målet är inte att hitta en chef utan svagheter. Särskilt i ledande befattningar finns ofta erfarenheter av tuffa beslut, förändringar och relationer som inte fungerat fullt ut. Det centrala är om berättelserna är konsekventa, om kandidaten tar ansvar för sin del och om lärdomarna är relevanta för det nya uppdraget.
Jämför referenssvaren med kandidatens egen berättelse, tester eller andra bedömningsmoment. Om kandidaten beskriver sig som en inkluderande och utvecklande ledare, men flera referenser främst lyfter stark handlingskraft och begränsad förankring, är det en signal som behöver förstås. Det kan vara en risk i en organisation som behöver bygga tillit. I ett akut turn-around-uppdrag kan samma beteende däremot ha andra konsekvenser.
Ett enskilt negativt uttalande bör hanteras varsamt. Fråga vad som låg bakom, om det var en återkommande situation och om andra referenser beskriver samma sak. Men bortförklara inte heller återkommande mönster bara för att kandidaten har starka meriter. Referenstagningens värde ligger ofta i de nyanser som inte framkommer i en formell intervju.
Integritet och likabehandling är en del av kvaliteten
Referenstagning ska genomföras med respekt för kandidatens integritet och med en tydlig koppling till tjänsten. Samla bara in uppgifter som är relevanta för bedömningen och undvik frågor om exempelvis hälsa, familjeförhållanden, religion, politiska åsikter eller andra personliga förhållanden som saknar koppling till uppdraget.
Dokumentationen behöver vara saklig och begränsad till det som krävs för rekryteringsbeslutet. Anteckna konkreta exempel och bedömning mot kravprofilen, snarare än lösa omdömen. Hantera också informationen enligt organisationens rutiner för personuppgifter och sekretess. I offentlig verksamhet behöver processen dessutom utformas med hänsyn till gällande regler om offentlighet och dokumenthantering.
En transparent process stärker både arbetsgivarens varumärke och kandidatens förtroende. Kandidaten ska veta när referenser tas, vilka personer som kontaktas och hur informationen kommer att användas. Vid diskreta processer, där kandidaten fortfarande är anställd, är detta särskilt avgörande.
Vanliga misstag som försvagar beslutsunderlaget
Det vanligaste misstaget är att ta referenser för sent, när organisationen redan har bestämt sig känslomässigt för en kandidat. Referenstagningen blir då en formalitet i stället för en faktisk kvalitetssäkring. Planera i stället in den som en integrerad del av slutbedömningen, efter kandidatens godkännande men före ett slutligt erbjudande.
Ett annat misstag är att låta olika intervjuare improvisera. När frågor, dokumentation och utvärdering varierar blir det svårt att jämföra svaren rättvist. En tredje risk är att alltför snabbt fylla kunskapsluckor med antaganden. Om en referens är vag eller försiktig ska den som genomför samtalet fördjupa frågan, inte tolka tystnaden som ett positivt svar.
För styrelse- och VD-rekryteringar kan extern, oberoende referenstagning vara särskilt värdefull. Det skapar distans till interna förväntningar och ger ett mer konsekvent beslutsunderlag. Besi arbetar med strukturerade och kvalitetssäkrade bedömningar där referenser sätts i relation till verksamhetens strategi, kultur och faktiska ledarskapsbehov.
Vill du diskutera hur er referenstagning kan ge ett säkrare beslutsunderlag i en kritisk chefsrekrytering? Besi erbjuder konfidentiella dialoger för styrelser, VD:ar och HR-chefer i frågor som rör ledarskap, urval och objektiv kandidatbedömning.
En väl genomförd referens är inte en garanti för framtida resultat, men den ger organisationen bättre förutsättningar att fatta ett ansvarsfullt beslut om vem som ska leda nästa viktiga steg.